自社利用ソフトウエアの会計処理について①
前回までのコラムでは、『市場販売目的のソフトウェア』について解説をしていました。
【前回までのコラム一覧】
過去のコラムでも解説したように、ソフトウェアには、市場販売目的のソフトウェアとは全く別の類型として、自社利用ソフトウエアがあります。
両者は基本的な考え方や会計処理に大きな違いがあるので、今回及び次回のコラムで自社利用ソフトウエアの会計処理について見ていきたいと思います。
１．自社利用のソフトウェアとその会計処理
「研究開発費及びソフトウェアの会計処理に関する実務指針」（以下、「実務指針」とする）などにおいて、市場販売目的のソフトウェアの会計処理とは別に、自社利用のソフトウェアの会計処理が定められているのはどういった理由があるのでしょうか？
まず、自社利用ソフトウエアとは何かですが、これは文字通り（それ自体を販売するためではなく）自社で利用するためのソフトウェアになります。
自社で利用というのは、具体的には、営業事務管理ツールであったり、マーケティングツールであったり、何らかの企業活動の一部を担うような役割としてソフトウェアが利用されている場合を想像していただければ概ね間違いはありません。
次にその会計処理についてですが、ソフトウェアを用いて外部へ業務処理等のサ－ビスを提供する契約等が締結されている場合のように、その提供により将来の収益獲得または費用削減が確実であると認められる場合には、適正な原価を集計した上で、自社利用のソフトウェアの制作費を資産計上すべき旨が実務指針等に記載されています。
これは以下のような理論的背景があります。
社内利用のソフトウェアを完成品を購入することによってまかなった場合には、その利用により将来の収益獲得または費用削減が確実であると考えられるため、当該ソフトウェアの取得に要した費用を資産として計上し、費用削減の効果をその耐用年数の期間にわたって均等に認識することになります。
仮にこれが自社で制作を行った場合であっても同様に収益獲得または費用削減効果を認識しないと、自社制作か購入かの意思決定の違いによって会計処理が異なってしまい、利益操作の余地や比較可能性の毀損などさまざまな弊害が予想されるからであると思われます。
以上より、自社利用のソフトウエアの会計処理として、（資産性が認められるなら）資産計上を行う事ができます。
なお、機械装置等に組み込まれているソフトウェアについては、そのソフトウエアが組み込まれた機械装置等に含めて処理、すなわち『機械装置』の一部として資産計上することとなります。
２．資産計上することとなる自社利用のソフトウェアの取扱い
上述したように自社利用のソフトウェアの資産計上の検討に際しては、そのソフトウェアの利用により
将来の収益獲得又は費用削減が確実であることが認められるという要件が満たされているか否かを判断する必要がありました。
その結果、将来の収益獲得または費用削減が確実と認められる場合は無形固定資産に計上し、確実であると認められない場合又は確実であるかどうか不明な場合には、費用処理をすることになります。
では、この将来の収益獲得または費用削減が確実と認められるとは、実務上どんな場合なのでしょうか？
実務指針には、ソフトウェアが資産計上される場合の一般的な例として下記のような例示がされています｡
① 通信ソフトウェア又は第三者への業務処理サービスの提供に用いるソフトウェア等を利用することにより、会社（ソフトウェアを利用した情報処理サービスの提供者）が、契約に基づいて情報等の提供を行い、受益者からその対価を得ることとなる場合
② 自社で利用するためにソフトウェアを制作し、当初意図した使途に継続して利用することにより、当該ソフトウェアを利用する前と比較して会社（ソフトウェアの利用者）の業務を効率的又は効果的に遂行することができると明確に認められる場合
例えば、当該ソフトウェアを利用することにより、利用する前と比べ間接人員の削減による人件費の削減効果が確実に見込まれる場合、複数業務を統合するシステムを採用することにより入力業務等の効率化が図れる場合、従来なかったデータベース・ネットワークを構築することにより今後の業務を効率的又は効果的に行える場合等が考えられ、ソフトウェア制作の意思決定の段階から制作の意図・効果が明確になっている場合
③ 市場で販売しているソフトウェアを購入し、かつ、予定した使途に継続して利用することによって、会社（ソフトウェアの利用者）の業務を効率的又は効果的に遂行することができると認められる場合
①の具体例としてはたとえば、企業データベースやリサーチ結果の検索サービスなどをコンサルティング会社などが利用し、データベースやリサーチ結果を複合的に組み合わせ、または加工し、企業独自のレポートやカスタマイズした提案をクライアント企業に提供する場合等があります。
②は、子会社も含めた自社開発の受注-経理の一気通貫のシステムにより大幅に間接部門のリストラに成功したような事例を想像するとよいと思います。
③は市販の顧客管理ツールやコミュニケーションツール、チャットボット等の購入によって、営業事務やコーポレート人員の削減を企図するケースが該当するでしょう。
いずれのケースにおいても、そのソフトウエアの利用によって根拠のある形で会社に経済的な利益（キャッシュ・フローのプラス）がもたらされることが要件となっています。
これは、概念フレームワークにおける資産の要件、『経済的資源』に通じるものでもあります。
なお、「研究開発費及びソフトウェアの会計処理に関する実務指針」（以下、「実務指針」とする）において、将来の収益獲得または費用削減があくまで例示としてしか示されていないのは、将来の収益獲得又は費用削減が確実であると認められる具体的な態様は様々であると考えられることから、自社利用のソフトウェアの資産計上要件を包括的に掲げることは困難であり、ソフトウェアが資産計上される場合の一般的な例を示すことが、より適切な会計処理につながると考えられたようでした。
